Zarządzanie zespołem: Z Pamiętnika Kierownika #3 – Jak nie utopić się w mailach i spotkaniach po świętach
- 13 kwi
- 2 minut(y) czytania
Była 8:07. Pierwszy dzień po świętach.
Otworzyłam skrzynkę mailową.
87 nieprzeczytanych.
Jeszcze kawa była gorąca, a ja już wiedziałam, że to nie będzie zwykły dzień.
Klik. Klik. Klik.
„FYI”
„Na szybko”
„Wracamy do tematu”
„Pilne” (wysłane 3 dni temu)
I gdzieś pomiędzy tym wszystkim… rzeczy naprawdę ważne.
A jednak coś nie grało.
Bo im więcej czytałam, tym mniej wiedziałam, od czego zacząć.
Zarządzanie zespołem zaczyna się od właściwych priorytetów, nie od maila
MAIL TO NIE PRACA. TO INFORMACJA
Pierwszy błąd po świętach?
Traktujemy czytanie maili jak pracę.
A to nie jest praca.
To przygotowanie do pracy.
Po godzinie miałam poczucie, że „dużo zrobiłam”.
Tylko że… nic nie było dowiezione.
Aktywność zaczyna udawać efektywność.
SPOTKANIE , NA KTÓRYM "MUSISZ BYĆ"
9:00 – spotkanie
10:00 – kolejne
11:00 – „krótki call”
I w którymś momencie słyszysz:
– „Musisz być na tym spotkaniu”
– „Twoja obecność jest ważna”
Siadasz.
Słuchasz.
I pojawia się myśl:
„Ja tu nic nie wnoszę.”
Ale jesteś.
Dlaczego?
Nie dlatego, że jesteś potrzebna merytorycznie.
Tylko dlatego, że Twoja obecność podnosi rangę spotkania.
I to jest moment, w którym zaczyna się prawdziwy problem organizacji.
Zarządzanie zespołem to nie „pożyczanie autorytetu”
BO AUTORYTET NIE MOŻE BYĆ „DOPOŻYCZANY”
Jeśli spotkanie działa tylko wtedy, kiedy jest na nim kierownik —to nie mamy procesu.
Mamy uzależnienie od stanowiska.
I wtedy dzieje się dokładnie to:
Na spotkanie przychodzi 3 osoby z 7 zaproszonych.
Brakuje kluczowych kompetencji.
Nie ma decyzji.
Więc robimy kolejne spotkanie.
Już „z kierownikiem”.
Bo wtedy „wszyscy przyjdą”.
I to jest moment, w którym warto powiedzieć wprost:
To nie jest problem frekwencji.
To jest problem przywództwa i delegowania.
CO POWINNO DZIAŁAĆ ZAMIAST TEGO
Jeżeli chcemy budować dojrzałą organizację, to:
Wzmacniamy prowadzącego, nie zastępujemy go.
Jeśli ktoś prowadzi spotkanie — to on ma autorytet.
Obecność nie buduje rangi.
Rangę buduje cel spotkania i odpowiedzialność za wynik.
Lista uczestników = kompetencje, nie stanowiska
Kierownik nie jest „planem B”.
To trudne.
Bo wymaga zaufania.
I konsekwencji.
Ale bez tego będziemy mieć więcej spotkań… i mniej decyzji.
LEAN + POMODORO – PROSTA RZECZ, KTÓRA DZIAŁA
Po takich dniach pełnych spotkań i maili zaczęłam szukać prostoty.
I wróciłam do czegoś bardzo podstawowego:
Blok pracy.
25 minut pełnego skupienia.
5 minut przerwy.
Bez maila.
Bez spotkań.
Jedno zadanie.
To podejście świetnie wspiera zarządzanie zespołem i wpisuje się w Lean:
eliminujemy rozproszenia, skupiamy się na wartości, ograniczamy marnotrawstwo czasu.
Efekt?
Po 2–3 takich blokach masz więcej dowiezione niż po całym dniu „bycia zajętą”.
To nie jest magia.
To jest dyscyplina.
NA KONIEC
Po świętach wszyscy chcemy nadrobić.
Tylko że nadganianie bez kierunku to dalej stanie w miejscu.
Można być cały dzień na spotkaniach…
i nie podjąć żadnej decyzji.
Można przeczytać 100 maili…
i nie ruszyć żadnego tematu.
I można też zrobić inaczej.
Mniej spotkań.
Mniej „bycia potrzebnym”.
Więcej odpowiedzialności w zespole.
Bo skuteczne zarządzanie zespołem zaczyna się wtedy, kiedy nie musisz być na każdym spotkaniu...
a rzeczy i tak się dzieją.
A u Was?
Jesteście na spotkaniach, bo musicie…
czy dlatego, że naprawdę coś wnosicie?
"Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak MM Operational wspiera firmy produkcyjne? [Wróć do strony głównej]"
#zarządzaniezespołem #zarządzanieoperacyjne #interimmanager #leanmanagement #optymalizacja #przywództwo #organizacja #produkcja #zarządzanie #leanmanagement #liderstwo #przywództwo #teamleader #operacje #efektywność #spotkania #zarządzanieczasem #lean #continuousimprovement #menedżer #organizacja #produktywność #mmoperationalconsulting
Komentarze